תהליך אימות חשבונית אוטומטי באמצעות OCR

תהליך אימות חשבוניות לוגיסטית מכיל בקרות רבות ונחשב קריטי ומשמעותי בכל ארגון, במיוחד בשל השימוש הגובר בחשבוניות אלקטרוניות והמעבר לתהליכים דיגיטליים ולהיקפי התנועות שמנהלות חברות בתחום שרשרת האספקה והרכש. יחד עם זאת, ארגונים רבים עדיין מאמתים חשבוניות לוגיסטיות באופן ידני, מדפיסים חשבוניות עקב תקנות המס, סורקים חשבוניות מודפסות כדי לצרפם לפקודת היומן ומבזבזים הרבה זמן ומשאבים מרגע הגעת החשבונית ועד לרישום.

קיימים בשוק מספר פתרונות מקיפים לניהול תהליך הרכש ושרשרת האספקה, למשל SAP Ariba ומערכות דומות. כמו כן, קיימת אפשרות להעזר בפלטפורמות B2B לניהול התקשרות עם הספק משלב הזמנת הרכש ועד התשלום כמו מערכת Nipendo אשר מהווה את הציר לתקשורת של ארגונים עם הספקים שלהם ומלווה את כל המסרים הקשורים לתהליכי הרכש ומאפשרת לספקים לעבד שגיאות באופן מקוון ולקבל שקיפות ברורה של סטטוס החשבוניות.

לחברות שאין להן את המשאבים לפתרונות הנ"ל ועדיין מעוניינות להתייעל ע"י אוטומציה ולהגדיל את הפרודוקטיביות של מחלקת הספקים יש פתרון חלופי - שילוב של טכנולוגיית OCR עם פיתוח ב-SAP אשר מאפשר פענוח אוטומטי של נתוני החשבונית וניהול ממוכן של תהליך אימות החשבוניות.

דוגמא למערכת שפותחה אצל אחד מלקוחותינו:

1. ספקים שולחים חשבוניות PDF חתומות דיגיטלית.

2. מנוע ה-OCR מחלץ את נתוני החשבונית מה-PDF.

3. תוכנית SAP מנתחת את נתוני החשבוניות, מפעילה ולידציות לבדיקת תקינות ומוצאת את מסמכי הרכש התואמים.

4. התוכנית מודיעה ליוצר דרישת הרכש שהגיעה חשבונית ויש לבצע קבלת טובין / שירות.

5. ברגע שיש תנועות קבלת טובין הממתינות לחשבונית , התוכנית מנסה אוטומטית לבצע רישום או חניה של החשבונית.

6. קובץ ה-PDF מצורף אוטומטית למסמך FI.

7. נעשים שלבים נוספים הנדרשים לאירכוב חשבוניות אלקטרוניות.

יתרונות:

• האצה משמעותית של תהליך אימות החשבוניות.

• צמצום עבודה ידנית ומניעת טעויות.

• הפחתה בשימוש בנייר.

• שיפור של הבקרות ויצירת נתיב ביקורת אחר החשבונית מרגע קבלתה במייל.

• מספק כלי חדשני למחלקת AP לתחזוקה ובקרה על תהליך אימות החשבוניות.

למידע נוסף אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר info@allegropro.co.il