פרויקט הסבה ל New GL
הסבת נתונים ל New GL נחשבת לעיתים קרובות כצעד הכנה חשוב כחלק ממסע הטרנספורמציה לS/4HANA . למרות שניתן לבצע שדרוג ל S/4HANA ללא השלמת שלב זה, ארגונים הזקוקים לפונקציונליות של New GL יכולים להפיק תועלת מהטמעתה מראש.
אחד מלקוחותינו השלים לאחרונה פרויקט הסבה ל New GL ומאמר זה מסכם מספר תובנות מרכזיות ולקחים שנלמדו מההתנסות הזו.
לתשומת ליבכם, מאמר זה אינו עוסק במלוא הפונקציונליות, היתרונות או המגבלות של New GL שכן נושאים אלו דורשים דיון נפרד. במקום זאת, מטרתו לשתף את המסע שלנו, את האתגרים המרכזיים ואת התובנות שנצברו במהלך מעבר משמעותי זה.
אתגרים מרכזיים בפרויקט הסבה ל New GL
משך הפרויקט
הפרויקט נמשך כשנה מתחילתו ועד לסיומו. הוא החל באיסוף הנתונים הרלוונטיים והדרישות העסקיות, כולל בחינה והגדרה של היררכיות קיימות וחדשות של ישויות CO.
לאחר מכן בוצעו בדיקות איכות נתונים וטיפול באי התאמות בתחומים שונים כגון הגדרת חשבונותG/L, מסמכים חשבונאיים לא תקינים, חוסר התאמה ברכוש קבוע וכו'. בהמשך התקדם הפרויקט לפעילויות הסבת הנתונים ולבדיקות אימות.
בנוסף, הושלמו שלושה מחזורי Sandbox לצורך תרגול התהליך, שיפור הגישה ובניית Runbook מפורט המכסה את כל השלבים הרלוונטיים.
מורכבות
מורכבות הפרויקט הייתה משמעותית. באופן כללי, ככל שמערכת ה SAP נמצאת בשימוש בארגון זמן רב יותר, כך מורכבות ההסבה נוטה לעלות. הסבת הנתונים דורשת זמן רב יותר, זמן ההשבתה של המערכת בעת העלייה לאוויר עשוי להתארך, וניתן לזהות יותר אי-התאמות בנתונים ההיסטוריים. גם טרנזקציות Z צריכות להיבחן ולקבל מענה כחלק מהתהליך.
שלושה שלבים מרכזיים
פרויקט הגירה ל New GL דורש תכנון קפדני של לוח הזמנים והתאמה לשתי אבני דרך מרכזיות:
1. העלייה הטכנית לאוויר חייבת להסתיים בסוף שנת הכספים הקודמת.
2. העלייה הפונקציונלית לאוויר צריכה להתבצע בשנת הכספים הבאה ומומלץ להשלים אותה בתוך ארבעה עד חמישה חודשים.
בהתבסס על לוח זמנים זה, הפרויקט חולק לשלושה שלבים מרכזיים:
שלב 0 – בנייה ובדיקות
שלב זה התבצע מאמצע השנה, במקרה זה 1.6.2025, ועד לסוף שנת הכספים, 31.12.2025. במהלך שלב זה, הצוות ביצע תכנון דלתא שלNew GL, פעילויות טיוב וסגירה, האחדת תהליכים עסקיים ופעילויות הכנה קשורות נוספות.
בתאריך העלייה הטכנית לאוויר, בסוף שנת הכספים, הופעל Cockpit (מוניטור הוולידציה) במערכת הייצור לצורך אימות כל מסמך שנרשם, בהתאם לתכנון הקונפיגורציה של New GL.
שלב 1 – ולידציה
שלב זה התבצע מתחילת שנת הכספים, 1.1.2026, ועד לעלייה הפונקציונלית לאוויר ב 15.4.2026.
במהלך שלב זה, מוניטור הוולידציה בדק כל מסמך שנרשם מול תכנון הקונפיגורציה שלNew GL.
בעת העלייה לאוויר הפונקציונלית, הופעל כלי ההסבה להשלמת הסבת הנתונים, הפעלת New Asset Accounting ולבסוף הפעלת New GL.
שלב 2 – הפעלה
שלב זה התבצע מהעלייה הפונקציונלית לאוויר ב־15.4.2026 ועד לסגירת סוף החודש הבאה ב 31.5.2026.
במהלך שלב זה, הצוות השלים את פעילויות ה־Cockpit ואימת תקינות תהליכי מערכת מרכזיים כולל תהליכי סגירת סוף חודש.
הסבת הנתונים
הסבת נתונים היא הפעילות המרכזית בפרויקט הסבה ל New GL.
התהליך כולל הסבת נתונים מה Ledger הקיים, בדרך כלל Ledger 0 אל ה Ledger החדש שנוצר כחלק מהפרויקט בדרך כלל Ledger 0L. לפי הצורך, ניתן גם להגר נתונים ל Ledgers מקבילים נוספים, כגון עבור GAAP, IFRS או דרישות דיווח אחרות.
ההגירה מורכבת משני רכיבים מרכזיים:
הגירת יתרות פתיחה
העברת יתרות: כוללת את כל חשבונות ה-G/L שאינם מנוהלים כ OIM, חשבונות מלאי וחשבונות התאמה של רכוש קבוע, המועתקים מ GLT0.
b. פריטים פתוחים: כוללים חשבונות המנוהלים לפי פריטים פתוחים, חשבונות התאמה של לקוחות וחשבונות התאמה של ספקים, המועתקים מטבלאות פריטים פתוחים ופריטים שנסגרו.
הגירת השנה הנוכחית: כוללת את כל המסמכים שנרשמו בשנת הכספים של ההגירה, למעט מסמכים חונים ומסמכי ייחוס, המועתקים מ BKPF ומ BSEG.
אימות נתונים
פעילות אימות קריטית היא השוואת נתוני FI לפני ההסבה ולאחריה.
בעת העלייה הפונקציונלית לאוויר, כל רכיבי ההסבה אומתו, כולל יתרות פתיחה ויתרות נכון למועד העלייה לאוויר, בכל קודי החברה ובכל המטבעות: מטבע עסקה, מטבע מקומי ומטבע קבוצה.
הצוות גם אימת שמרכזי הרווח הוקצו כראוי לכל פריט שורה בהתאם להגדרות ולכללי הגזירה שהוגדרו.
חשוב לציין שהטרנזקציה הסטנדרטית F.01 אינה רלוונטית לשנים קודמות לאחר ההסבה, מכיוון שנבחרים רק Ledgers חדשים. מסיבה זו נעשה שימוש בתוכנית RFBILA10 כדי להציג יתרות של שנים קודמות לצורכי השוואה.
Ledgers מקבילים והפעלת New Asset Accounting
בהתאם לדרישות העסקיות ולצורכי עמידה ברגולציה, ניתן ליצור Ledgers נוספים כגון GAAP, IFRS וכן Ledgers נוספים לצורכי דיווח.
במידת הצורך, ארגונים יכולים גם לשקול הפעלה שלNew Asset Accounting, אם כי הדבר אינו חובה ודורש פעילות הסבה נוספת.
Runbook
אחד מגורמי ההצלחה המרכזיים היה השלמת שלושה מחזורי ריצה לתהליך, שאפשרו לצוות ליצור Runbook מקיף הכולל את כל השלבים הנדרשים מכל הצוותים המעורבים.
בנוסף בוצעו מספר חזרות גנרליות כדי לאמת את נתוני ה FI לפני ההסבה ולאחריה ולאשר את מוכנות התהליך הכולל.
משך העלייה הפונקציונלית לאוויר
אחד ההיבטים המאתגרים ביותר בפרויקט היה צמצום זמן ההשבתה במהלך העלייה לאוויר. במחזור ה Sandbox הראשון נדרשו לתהליך יותר מ-40 שעות, דבר שלא היה מקובל מבחינה עסקית. לאחר שני מחזורים נוספים, מספר פעילויות עברו אופטימיזציה, הואצו או בוצעו במקביל, מה שאפשר לצוות לצמצם את זמן ההשבתה הכולל לכ-20 שעות. כמעט מחצית מזמן זה הוקדשה לשלב ההסבה, שכבר עבר אופטימיזציה ככל האפשר.
כתוצאה מכך, הצוות הצליח להתחיל את פעילויות העלייה לאוויר ביום שישי בערב ולהשלים אותן לפני תחילת שבוע העבודה בישראל ביום ראשון.
לסיכום, פרויקט הסבה לNew GL הוא פרויקט אסטרטגי ומורכב, הדורש תכנון מוקדם, תיאום הדוק בין הצוותים הפונקציונליים והטכניים, מספר מחזורי חזרה גנרלית ואימות נתונים קפדני. אף שההסבה עשויה להיות מאתגרת — במיוחד בהיבטים של איכות הנתונים, ניהול זמן ההשבתה ומורכבות המערכת ההיסטורית — היא מספקת בסיס איתן לארגונים המתכוננים לS/4HANA, ומאפשרת דיווח כספי גמיש יותר באמצעות Ledgers חדשים, שיפור בדיווח לפי מרכזי רווח ויכולות חשבונאיות מתקדמות יותר. הלקח המרכזי מפרויקט זה הוא שהצלחה אינה תלויה רק בכלי ההסבה עצמם, אלא גם בהיערכות מוקדמת, במשמעת תהליכית ובRunbook שנבדק היטב.
למידע נוסף מוזמנים לפנות אלינו בכתובת המייל info@allegropro.co.il
תגובות