אוטומציה חכמה לקליטת והתאמת תקבולים באשראי המתקבלים מחברת הסליקה באמצעות InsightZap

בעולם ה-D2C (Direct to Consumer), ארגונים המטפלים בהיקפים גדולים של עסקאות אשראי מתמודדים עם אתגר משמעותי: כיצד לקלוט במהירות ובאמינות את נתוני חברת הסליקה, לרשום אותם בספרים, ולבצע התאמה אוטומטית לחשבוניות ולזיכויים של הלקוחות.

לאחרונה יישמנו עבור אחד מלקוחותינו פתרון במערכת ה-SAP המבוסס על InsightZap, אשר מאפשר להפוך תהליך ידני, מורכב ועתיר טעויות לתהליך אוטומטי, מהיר ומבוקר.

האתגר

חברות סליקה (Payment Service Providers - PSP) מספקות בדרך כלל קבצי Excel הכוללים מידע מפורט על כלל התנועות שבוצעו בתקופה מסוימת:

·         תקבולים מלקוחות

·         החזרים (Refunds)

·         עמלות סליקה

·         חיובים ותנועות נוספות

·         נתוני הפקדה לחשבון הבנק

במקרים רבים צוותי הנהלת החשבונות נדרשים לנתח את הקובץ באופן ידני, לבצע מיון וסיווג של העסקאות, לרשום פקודות יומן ולבצע התאמות מול חשבוניות הלקוחות. תהליך זה גוזל זמן רב ומגדיל את הסיכון לטעויות.

הפתרון - שני שלבים לאוטומציה מלאה

שלב	מה קורה בתהליך	הערך העסקי
1	קליטת קובץ ה-PSP ל-SAP באמצעות InsightZap, מיפוי שדות גמיש ולוגיקה לזיהוי תקבולים, החזרים, עמלות ותנועות נוספות.	צמצום הקלדה ידנית, הפחתת טעויות וקיצור זמן העיבוד משעות לדקות.
2	זיהוי התאמה בין מסמכי התקבול לבין חשבוניות וזיכויי לקוח D2C, ושליחה להתאמה אוטומטית באמצעות SAP F.13.	סגירה אוטומטית של פריטים פתוחים, שיפור בקרה והאצת הסגירה החודשית.

שלב 1 - קליטת קובץ ה-PSP ורישום אוטומטי ב-SAP

הפתרון מבוסס על יכולות ה-Excel Loader של InsightZap, המאפשרות לטעון קבצי Excel ישירות ל-SAP באמצעות מיפוי גמיש המוגדר על ידי המשתמש.

במסגרת הפתרון פיתחנו לוגיקה עסקית המזהה באופן אוטומטי את סוג התנועה ומנתבת אותה לרישום החשבונאי המתאים: תקבולי לקוחות, החזרים, עמלות סליקה, התאמות והפרשים, ותנועות נוספות לפי כללי העסק.

המשתמש מוריד את קובץ האקסל מפורטל ה-PSP, מפעיל את תהליך הקליטה, והמערכת יוצרת באופן אוטומטי את פקודות היומן ב-SAP בהתאם למיפוי שהוגדר.

יתרונות מרכזיים: ביטול הקלדה ידנית, צמצום טעויות אנוש, גמישות להתאמה לקבצים שונים וקיצור זמן העיבוד משעות לדקות.

שלב 2 - התאמה אוטומטית מול חשבוניות הלקוח

לאחר יצירת מסמכי התקבול, נכנס לפעולה שלב ההתאמה. באמצעות לוגיקה שפיתחנו, המערכת מזהה את הקשר בין מסמכי התקבול לבין חשבוניות לקוח, מסמכי זיכוי ופריטים פתוחים בחשבון הלקוח.

לאחר זיהוי ההתאמות הפוטנציאליות, המסמכים מועברים באופן אוטומטי לתהליך ההתאמה הסטנדרטי של SAP באמצעות טרנזקציית F.13 - Automatic Clearing. התוצאה היא סגירה אוטומטית של הפריטים הפתוחים ללא התערבות ידנית של המשתמש.

הערך בשלב ההתאמה: התאמה אוטומטית של היקפי עסקאות גדולים, שיפור איכות נתוני הלקוחות, הקטנת יתרות פתוחות לא מוסברות והאצת תהליך הסגירה החודשית.

התוצאה העסקית

·         אוטומציה מקצה לקצה של תהליך קליטת תשלומי האשראי

·         קיצור משמעותי של זמן העבודה של צוותי הנהלת החשבונות

·         שיפור הדיוק והבקרה החשבונאית

·         הפחתת עלויות תפעול

·         האצת תהליך הסגירה הפיננסית

במקום להשקיע שעות בעיבוד ידני של קבצי חברת הסליקה, צוות הכספים יכול להתמקד בניתוח, בקרה ופעילויות בעלות ערך עסקי גבוה יותר.

לסיכום

פתרונות אוטומציה אינם חייבים לכלול פיתוחים מורכבים ויקרים. באמצעות שילוב נכון של InsightZap ויכולות הסטנדרט של SAP, ניתן להפוך תהליכים ידניים ומסורבלים לתהליך אוטומטי, מבוקר ויעיל.

ב-Allegro-Pro אנו ממשיכים לסייע לארגונים להפיק יותר מהמערכות הקיימות שלהם באמצעות פתרונות חדשניים המשלבים מומחיות פיננסית, SAP ואוטומציה חכמה.

מתמודדים עם תהליך ידני של קליטת תשלומי אשראי והתאמות לקוחות? נשמח להראות לכם כיצד ניתן להפוך אותו לאוטומטי בתוך זמן קצר ובעלות נמוכה. מוזמנים לפנות אלינו ל: info@allegropro.co.il